GIẢI PHÁP KHI BỊ THÔNG BÁO LỖI LÚC KHỞI TẠO MỘT TEAM TRONG MICROSOFT TEAMS

22/04/2020 - 10:15

Chương trình hỗ trợ nền tảng dạy học trực tuyến của Đề án Hệ tri thức Việt số hóa – iTrithuc đã và đang tiếp tục tạo và cấp tài khoản Office 365 trên tên miền itrithuc.vn cho giáo viên và học sinh theo yêu cầu các Sở/Phòng GD&ĐT và các nhà trường trên toàn quốc. Bước đầu, chương trình đã nhận được những tín hiệu tích cực từ phía các nhà trường trong việc sử dụng công cụ Microsoft Teams giải quyết nhiệm vụ dạy và học từ xa trong mùa dịch bệnh. 

 

Tuy nhiên, Chương trình nhận thấy việc sử dụng và triển khai Microsoft Teams của nhiều nhà trường chưa thực sự tối ưu . Nhiều nhà trường không kiểm soát việc tạo Nhóm của giáo viên/học sinh, dẫn tới có quá nhiều nhóm không cần thiết, không theo dõi và quản lý được chất lượng hoạt động dạy và học, đồng thời gây chạm tới các mức giới hạn các thông số kỹ thuật của Teams, làm ảnh hưởng tới việc sử dụng Teams của toàn tỉnh/thành phố.

 

Thực tế gần đây, trong quá trình tạo một Team mới trong Microsoft Teams, một số thầy cô nhận được thông báo “Bạn đã tham gia số nhóm tối đa được cho phép, bạn phải rời khỏi một số nhóm để tiếp tục”.  

 

 

Để khắc phục tình trạng này, đồng thời tối ưu nguồn tài nguyên của Microsoft Teams và phục vụ đắc lực cho công tác quản lý chất lượng dạy và học, các nhà trường, Phòng/Sở GD&ĐT cần rà soát và hướng dẫn các nhà trường theo đề xuất sau: 

 

Quản lý nhà trường theo đơn vị Lớp (đối với học sinh) và Tổ chuyên môn (đối với giáo viên):

 

  • Mỗi lớp chỉ tạo 1 Nhóm (Team) duy nhất, bao gồm giáo viên chủ nhiệm (GVCN) và các giáo viên bộ môn (GVBM) là chủ sở hữu. Tất cả học sinh thuộc lớp đóng vai trò là thành viên. Nhóm có thể mời thêm thành viên của Ban giám hiệu, Ban kiểm soát chất lượng dạy và học của nhà trường.
  • Lớp cần được đặt tên và gắn mã hoặc tên nhà trường để phân biệt giữa các lớp của trường khác.

Ví dụ: 6A1_THCS Đoàn Kết_Hai Bà Trưng_01007501

  • Trong một Nhóm của lớp, các nội dung học tập (các môn học) hoặc sinh hoạt được tổ chức thành các Kênh. Mỗi môn học hoặc nội dung sinh hoạt là một kênh riêng.

Ví dụ: Môn Toán, Môn Ngữ Văn, Môn Lịch sử, Sinh hoạt lớp…

 

Hình minh  họa về thực hành tốt của nhà trường:

Hình 1: Nhóm lớp A2K23 – Trường THPT Phan Huy Chú, Đống Đa, Hà Nội

 

Hình 2: Các Nhóm lớp học khối 12 của một trường THPT

Mỗi Nhóm có nhiều chủ sở hữu là GVCN, GVBM, giám thị, Ban giám hiệu…). Với cách này, một nhà trường chỉ quản lý số Nhóm tương đương số lớp và số tổ chuyên môn hiện có (khoảng 30 – 50 nhóm)

 

Hình 3: Trong một Nhóm, Kênh được tổ chức theo các môn học hoặc hoạt động. Hoạt động dạy và học của từng bộ môn được tổ chức trên các Kênh riêng.

 

 

Hình minh họa một số thực hành chưa tốt:

Mỗi giáo viên bộ môn tạo 1 Nhóm cho 1 lớp – 1 môn học mình dạy. Như vậy một học sinh phải vào 13-15 Nhóm khác nhau để học các môn học khác nhau với các giáo viên bộ môn. Xét tới một nhà trường có 30 lớp, thì số lượng Nhóm (học sinh) mà của một nhà trường cần quản lý lên tới khoảng 400 Nhóm.

 

 

Ưu điểm:

  • Về mặt Quản lý nhà trường:

Số Nhóm được tạo ra theo đơn vị lớp (đối với học sinh) và tổ chuyên môn (đối với giáo viên) giúp công tác quản lý của nhà trường dễ dàng hơn (Ví dụ: Giám thị, Ban Giám hiệu dễ rà soát, bộ phận kỹ thuật hỗ trợ kịp thời,…).

 

  • Về mặt kỹ thuật:

Số lượng Nhóm được tạo ra trong cả tenant (tinhthanh.itrithuc.vn) không bị vượt quá giới hạn kỹ thuật cho phép.

 

  • Về mặt tổ chức hoạt động dạy và học:

Học sinh chỉ cần vào một nhóm duy nhất để nhận các nhiệm vụ, thông báo chung bài tập của giáo viên giao cho và biết được thời hạn hoàn thành.

Giáo viên chủ nhiệm có thể dễ dàng vào các kênh để nắm được tình hình học tập của lớp và hỗ trợ các giáo viên bộ môn quản lý lớp.

Giáo viên bộ môn có thể học hỏi đồng nghiệp, biết được ưu điểm, hạn chế của học sinh ở các môn học khác nhau.

Việc tạo sổ đầu bài lớp, sổ ghi chép lớp học cũng thuận tiện hơn nếu thực hiện theo phương án này.

 

Một số lưu ý:

 

  • Giáo viên cần tuân thủ theo nguyên tắc chung của nhóm: không tự ý xóa, sửa bài viết, bài tập, điểm của thầy cô khác. Nếu thầy cô vẫn muốn không gian riêng tư thì kênh có thể tạo ở chế độ riêng tự, tùy chọn thành viên được phép vào nhóm.
  • Phần giao bài tập ở phần tiêu đề ghi bổ sung thêm tên môn học để phân biệt giữa các môn. Ví dụ Vật lý tuần 34: Bài tập về Cơ năng.
  • Giáo viên nên xuất điểm Excel sau khi chấm xong để lưu giữ điểm chính xác
  • Với các nhà trường sử dụng Teams không hiệu quả, cần có các quy định cụ thể để giám sát và xử lý để tránh các trường hợp gây lãng phí tài nguyên và bất tiện cho quản lý.

 

Hình 4: Giao bài tập trên kênh Chung của Nhóm 

 

Tải tài liệu Hướng dẫn tạo Teams dành cho nhà trường tại: https://bit.ly/Teams_HDtaoTeams

Các video hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams dành cho người mới bắt đầu: Xem TẠI ĐÂY

Tham khảo từ chia sẻ của thầy Trần Văn Huy

Trường THPT Phan Huy Chú – Đống Đa – Hà Nội